Δευτέρα πρωί. Ανοίγετε το site σας και δεν ανοίγει. Ή ανοίγει, αλλά οι παραγγελίες του Σαββατοκύριακου δεν είναι εκεί. Παίρνετε τηλέφωνο αυτόν που το φροντίζει, και ακούτε τη φράση που θέλατε να ακούσετε: «Μην ανησυχείτε, έχουμε backup».

Ανακούφιση. Κλείνετε το τηλέφωνο και πάτε για καφέ.

Το μεσημέρι τίποτα δεν έχει διορθωθεί. Το απόγευμα μαθαίνετε ότι το αντίγραφο είναι από τις αρχές του μήνα. Το βράδυ, ότι η βάση δεδομένων δεν επανέρχεται όπως θα έπρεπε και ότι «το ψάχνουμε». Και κάπου εκεί καταλαβαίνετε ότι η φράση «έχουμε backup» δεν σήμαινε αυτό που νομίζατε. Σήμαινε ότι κάπου υπάρχει ένα αρχείο. Τίποτα παραπάνω.

Το αρχείο δεν είναι η απάντηση

Ένα αντίγραφο ασφαλείας δεν το θέλετε για να το έχετε. Το θέλετε για να ξαναδουλέψετε. Το αν θα σας ξαναβάλει σε λειτουργία δεν φαίνεται κοιτάζοντας το αρχείο. Φαίνεται μόνο όταν κάποιος προσπαθήσει να το επαναφέρει.

Γι’ αυτό η ερώτηση «έχετε backup;» είναι λάθος ερώτηση. Θα σας πουν «ναι» σχεδόν πάντα, και θα λένε αλήθεια. Οι σωστές ερωτήσεις είναι άλλες, και είναι έξι. Δεν χρειάζεται να ξέρετε τίποτα τεχνικό για να τις κάνετε. Χρειάζεται μόνο να επιμείνετε σε συγκεκριμένη απάντηση, και όπου γίνεται, με αριθμό.

1. Πόση δουλειά μπορεί να χαθεί;

Αν το αντίγραφο γίνεται μία φορά τη μέρα, τα μεσάνυχτα, και το πρόβλημα συμβεί στις έξι το απόγευμα, ό,τι έγινε μέσα σε αυτές τις δεκαοχτώ ώρες χάνεται. Παραγγελίες, κρατήσεις, μηνύματα από τη φόρμα, αλλαγές που κάνατε στα προϊόντα.

Για ένα site που αλλάζει μία φορά τον μήνα, αυτό μπορεί να μην πειράζει καθόλου. Για ένα e-shop με είκοσι παραγγελίες τη μέρα, πειράζει πολύ. Η απάντηση εδώ δεν είναι σωστή ή λάθος γενικά. Είναι σωστή ή λάθος για τη δική σας δουλειά, και πρέπει να την ξέρετε πριν πάει κάτι στραβά, όχι μετά.

2. Σε πόσο χρόνο θα ξαναδουλέψει το site;

Το «γρήγορα» δεν είναι απάντηση. Ούτε το «αμέσως». Ζητήστε αριθμό: δύο ώρες; Μία εργάσιμη μέρα; Και ρωτήστε τι γίνεται αν το πρόβλημα συμβεί Παρασκευή βράδυ. Μια βλάβη δεν ρωτάει τι ώρα κλείνει το γραφείο του συνεργάτη σας.

Το ρολόι ξεκινά τη στιγμή που ειδοποιείτε, όχι τη στιγμή που κάποιος θα ευκαιρήσει να το δει.

3. Τι ακριβώς περιέχει το αντίγραφο;

Ένα site δεν είναι ένα πράγμα. Είναι τα αρχεία του (σελίδες, εικόνες, εμφάνιση), η βάση δεδομένων με τις παραγγελίες, τους πελάτες και ό,τι άλλο αποθηκεύεται εκεί, και συχνά οι ρυθμίσεις που το κάνουν να δουλεύει. Αν τα email σας φιλοξενούνται στον ίδιο πάροχο, ρωτήστε αν το αντίγραφο περιλαμβάνει κι αυτά, γιατί δεν είναι αυτονόητο.

Μπορεί να υπάρχει αντίγραφο των αρχείων και όχι της βάσης. Το site επανέρχεται τότε, στην καλύτερη περίπτωση, με τη σωστή εμφάνιση και άδειο. Σαν να ξαναχτίστηκε το μαγαζί, με άδεια ράφια.

4. Πού φυλάσσεται;

Αν το αντίγραφο ζει στον ίδιο server με το site, ό,τι χτυπήσει το ένα μπορεί να χτυπήσει και το άλλο. Μια βλάβη στον δίσκο, ένα λάθος σε μια ρύθμιση, ένα κακόβουλο πρόγραμμα που κρυπτογραφεί ό,τι βρίσκει. Ένα αντίγραφο που κάθεται δίπλα στο πρωτότυπο είναι σαν να κρατάτε το εφεδρικό κλειδί του σπιτιού κρεμασμένο στην πόρτα.

Ο κανόνας που προτείνει η αμερικανική υπηρεσία κυβερνοασφάλειας (CISA) είναι απλός: τρία αντίγραφα, σε δύο διαφορετικά μέσα, με το ένα σε άλλη τοποθεσία από εκεί που ζει το site. Τον έχω γράψει μαζί με τα υπόλοιπα βασικά της ασφάλειας στο άρθρο «Ασφαλές site το 2026».

5. Πόσο παλιό είναι το παλιότερο αντίγραφο που κρατάτε;

Αυτή είναι η ερώτηση που ξεχνιέται πιο εύκολα.

Δεν καταλαβαίνουμε πάντα αμέσως ότι κάτι χάλασε. Μπορεί να σβήστηκαν κατά λάθος προϊόντα και να το δούμε όταν τα ζητήσει πελάτης. Μπορεί να μπήκε κακόβουλος κώδικας πριν από εβδομάδες και να τον βρούμε τώρα. Ότι δεν φαίνονται όλα αμέσως το έχω ζήσει και στο δικό μου site, και το έχω γράψει στο άρθρο «Άλλαξα μια ρύθμιση και χάλασε το site μου».

Η συνηθισμένη σύσταση είναι να κρατάτε μερικά πρόσφατα αντίγραφα. Αν όμως είναι όλα της τελευταίας εβδομάδας και η ζημιά έγινε πριν από δύο, τότε όλα την περιέχουν ήδη. Έχετε δηλαδή μερικά τέλεια αντίγραφα ενός χαλασμένου site. Ρωτήστε πόσο πίσω μπορείτε να γυρίσετε, και αν αυτό το διάστημα καλύπτει ένα πρόβλημα που αργήσατε να δείτε.

6. Πότε δοκιμάστηκε τελευταία φορά, και ποιος πατάει το κουμπί;

Ένα αντίγραφο που δεν επανήλθε ποτέ είναι υπόθεση, όχι ασφάλεια. Το έχω πει και στο άρθρο για τον φάκελο του site σας, και θα το λέω όσο χρειάζεται.

Ζητήστε από τον συνεργάτη σας μια δοκιμή επαναφοράς. Δεν είναι κάτι επικίνδυνο: το site στήνεται από το αντίγραφο σε μια ξεχωριστή, δοκιμαστική διεύθυνση, και το κανονικό δεν το αγγίζει κανείς. Εσείς το ανοίγετε, βλέπετε τις τελευταίες παραγγελίες, δοκιμάζετε τη φόρμα. Και καταγράφονται δύο πράγματα: η ημερομηνία της δοκιμής και πόση ώρα χρειάστηκε. Αυτή η διάρκεια είναι το κατώτερο όριο για την ερώτηση 2: το site δεν θα ξαναδουλέψει πιο γρήγορα από όσο κράτησε η δοκιμή.

Ζητήστε επίσης να είναι γραμμένο ποιος κάνει την επαναφορά όταν χρειαστεί και αν χρεώνεται. Η διαφορά ανάμεσα στο «θα το κοιτάξω» και στο «το αναλαμβάνω» είναι συμβατική, όχι συναισθηματική, όπως έγραψα στο άρθρο «Τέσσερα πράγματα που δεν ξέρετε για το site σας». Τη μέρα της βλάβης δεν είναι η ώρα να το διαπραγματευτείτε.

Η μέρα που θα το χρειαστείτε

Το αντίγραφο ασφαλείας είναι από εκείνα τα πράγματα που πληρώνετε για χρόνια χωρίς να τα δείτε ποτέ. Και αυτό είναι καλό: σημαίνει ότι δεν τα χρειαστήκατε. Σημαίνει όμως και ότι, αν δεν το δοκιμάσετε, θα μάθετε αν δουλεύει τη χειρότερη δυνατή στιγμή, τη μέρα που θα το χρειαστείτε.

Έξι ερωτήσεις, ένα τηλεφώνημα και μία δοκιμή. Αυτό είναι όλο. Και τη Δευτέρα εκείνη, αν ποτέ έρθει, η φράση «έχουμε backup» θα σημαίνει επιτέλους αυτό που ακούγεται.

Αν δεν ξέρετε τις απαντήσεις στις έξι ερωτήσεις για το δικό σας site, αυτό το αναλαμβάνουμε: ελέγχουμε τι αντίγραφα υπάρχουν, τι περιέχουν και πού φυλάσσονται, και κάνουμε μια δοκιμή επαναφοράς σε ξεχωριστή διεύθυνση, χωρίς να αγγίξουμε το site που δουλεύει. Παίρνετε γραπτώς πόση δουλειά θα χανόταν και σε πόσο χρόνο θα ξαναδουλεύατε. Στα πακέτα συντήρησης και υποστήριξης τα τακτικά αντίγραφα είναι μέρος της δουλειάς, και η επέμβαση όταν κάτι σπάσει είναι συμβατική μας υποχρέωση. Στείλτε μας μέσα από τη φόρμα τη διεύθυνση του site σας και ποιος το φιλοξενεί σήμερα.

Η συνολική εικόνα: το άρθρο αυτό καλύπτει ένα κομμάτι ενός μεγαλύτερου θέματος. Αν ψάχνετε ολόκληρη την εικόνα, από την αρχή ως το τέλος, είναι στον οδηγό για την ασφάλεια και τα νομικά του site σας.