Στις 30 Σεπτεμβρίου σταμάτησε να λειτουργεί μια σύνδεση που είχα φτιάξει για πελάτη. Δεν χάλασε. Τη δουλειά της την αναλαμβάνει πλέον πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης, και ο τρόπος που εκδίδει παραστατικά η επιχείρηση αλλάζει.

Τώρα που αποσύρθηκε, αξίζει να σας πω τι έκανε. Το πρόβλημα που έλυνε το έχουν πολλές επιχειρήσεις, συχνά χωρίς να το έχουν ονομάσει.

Μία κίνηση, τέσσερα σημεία

Η επιχείρηση κάνει διανομή με είσπραξη στην πόρτα. Ο διανομέας φτάνει στον πελάτη, ο πελάτης πληρώνει εκεί και παίρνει την απόδειξή του.

Πίσω από αυτή την απλή στιγμή, η ίδια κίνηση έπρεπε να βρεθεί σε τέσσερα σημεία. Στο εμπορικό πρόγραμμα, το WinWay, όπου εκδίδεται το παραστατικό. Στο πρόγραμμα του φορολογικού μηχανισμού, του ΦΗΜΑΣ. Στο φορητό POS που κρατά ο διανομέας, για να γίνει η είσπραξη. Και στο myDATA της ΑΑΔΕ.

Χωρίς σύνδεση, κάποιος θα έπρεπε να περάσει την ίδια κίνηση με το χέρι σε περισσότερα από ένα σημεία. Με τη σύνδεση, ο χρήστης έκοβε το παραστατικό μία φορά στο WinWay. Πριν τυπωθεί, έπρεπε να ολοκληρωθούν τρία βήματα. Πρώτα ενημερωνόταν το πρόγραμμα του ΦΗΜΑΣ, που έστελνε το ποσό της είσπραξης στο POS του διανομέα. Μετά η κίνηση διαβιβαζόταν στο myDATA και περίμενε την απάντηση της ΑΑΔΕ. Τέλος, ο κωδικός QR που επέστρεφε η ΑΑΔΕ έμπαινε πάνω στο παραστατικό. Μόνο τότε τυπωνόταν, και τυπωνόταν σωστό.

Αν κάτι πήγαινε στραβά σε οποιοδήποτε βήμα, εμφανιζόταν μήνυμα που έλεγε ακριβώς τι είχε διαφύγει, ώστε ο χρήστης να το συμπληρώσει και να το ξαναστείλει, ή να ζητήσει τεχνική υποστήριξη. Κανείς δεν ξαναπληκτρολογούσε τίποτα, και κανείς δεν τύπωνε ένα παραστατικό που δεν είχε περάσει παντού.

Αυτό ήταν όλο. Και όσο δούλευε, δεν το πρόσεχε κανείς.

Πόσες φορές γράφεται η δική σας παραγγελία;

Ας γυρίσουμε τώρα σε εσάς. Αν έχετε e-shop, η διαδρομή μιας παραγγελίας συνήθως μοιάζει κάπως έτσι: έρχεται στο e-shop, την περνάτε στο εμπορικό σας πρόγραμμα για να κόψετε το παραστατικό, και μετά τη γράφετε ξανά στο σύστημα της μεταφορικής για να βγει το voucher. Ίδιο όνομα, ίδια διεύθυνση, ίδιο τηλέφωνο, ίδια ποσά. Τρεις φορές: μία από τον πελάτη, δύο από εσάς.

Το κόστος αυτής της συνήθειας δεν φαίνεται πουθενά, γιατί δεν έρχεται ποτέ σαν χρέωση. Μπορείτε όμως να το υπολογίσετε μόνοι σας, σε πέντε λεπτά.

Μετρήστε πόσο χρόνο θέλει κάθε φορά που ξαναγράφετε μια παραγγελία. Πολλαπλασιάστε με το πόσες φορές την ξαναγράφετε και με τις παραγγελίες της ημέρας. Για παράδειγμα: αν κάθε ξαναγράψιμο θέλει δύο λεπτά, κάθε παραγγελία την ξαναγράφετε δύο φορές και έχετε είκοσι παραγγελίες τη μέρα, τότε φεύγουν ογδόντα λεπτά την ημέρα σε πληκτρολόγηση. Δηλαδή πάνω από μία ώρα. Βάλτε τα δικά σας νούμερα και θα δείτε τα δικά σας λεπτά.

Μετά προσθέστε αυτό που δεν μετριέται τόσο εύκολα: τα λάθη. Το ένα ψηφίο που άλλαξε στο τηλέφωνο, ο λάθος αριθμός στη διεύθυνση, το ποσό στο παραστατικό που δεν ταιριάζει με την παραγγελία. Κάθε ξαναγράψιμο είναι μια νέα ευκαιρία για λάθος. Και το λάθος σπάνια κοστίζει όσο το λεπτό που το προκάλεσε. Κοστίζει ένα δέμα που γύρισε πίσω, ένα πιστωτικό, έναν πελάτη που περίμενε.

Από πού ξεκινάτε

Δεν χρειάζεται να συνδέσετε τα πάντα μαζί. Συνήθως δεν συμφέρει κιόλας.

Ξεκινήστε από το πέρασμα όπου ένα λάθος κοστίζει περισσότερο, όχι απαραίτητα από αυτό που παίρνει τον περισσότερο χρόνο. Στις περισσότερες επιχειρήσεις είναι ό,τι αγγίζει χρήματα ή τον πελάτη: το παραστατικό, η είσπραξη, η διεύθυνση αποστολής. Στη διανομή με είσπραξη στην πόρτα, ένα λάθος στην απόδειξη το βλέπει ο πελάτης εκείνη τη στιγμή, μπροστά του.

Και ρωτήστε αυτόν που θα φτιάξει τη σύνδεση: αν ένα βήμα αποτύχει, σταματούν όλα πριν φτάσει το παραστατικό στον πελάτη, ή βγαίνει ένα παραστατικό που έχει περάσει στο ένα πρόγραμμα και όχι στο άλλο; Στη διανομή που σας περιέγραψα, τίποτα δεν τυπωνόταν αν δεν είχαν ολοκληρωθεί όλα σωστά.

Αποφασίστε επίσης πόσο γρήγορα πρέπει να περνά η πληροφορία. Σε εκείνη τη διανομή, το πρόγραμμα του ΦΗΜΑΣ ενημερωνόταν αμέσως, γιατί ο πελάτης περίμενε στην πόρτα. Δεν υπάρχει μία σωστή ταχύτητα για όλα. Κάθε δουλειά θέλει τη δική της απόφαση, και για το απόθεμα ενός e-shop αυτή η απόφαση έχει τις δικές της παγίδες, που τις γράφω στο άρθρο «Το τελευταίο τεμάχιο πουλήθηκε στο κατάστημα. Το e-shop το πουλάει ακόμη.»

Πότε δεν αξίζει να συνδέσετε τίποτα

Δεν είναι αυτό που περιμένετε να ακούσετε από κάποιον που φτιάχνει συνδέσεις, αλλά ισχύει: μερικές φορές το πληκτρολόγιο βγαίνει φθηνότερο.

Μια σύνδεση θέλει στήσιμο, και μετά θέλει συντήρηση. Κάθε φορά που αλλάζει κάποιο από τα προγράμματα που ενώνει, πρέπει να προσαρμοστεί. Κάθε φορά που αλλάζει ο τρόπος που εκδίδονται τα παραστατικά, μπορεί να χρειαστεί να ξαναστηθεί ή να δώσει τη θέση της σε κάτι άλλο. Αυτό έγινε και με τη σύνδεση που σας περιέγραψα.

Αν έχετε πέντε παραγγελίες την εβδομάδα και τα λάθη είναι σπάνια, ο υπολογισμός της προηγούμενης ενότητας μάλλον θα σας πει να μείνετε όπως είστε, τουλάχιστον για τώρα. Αν έχετε είκοσι τη μέρα, ο ίδιος υπολογισμός θα σας πει κάτι πολύ διαφορετικό. Το σημαντικό είναι να τον κάνετε, αντί να συνηθίσετε την πληκτρολόγηση σαν να ήταν μέρος της δουλειάς.

Όταν όλα γράφονται μία φορά

Η σύνδεση που αποσύρθηκε δεν έκανε τίποτα εντυπωσιακό. Έκανε κάτι απλό, κάθε μέρα, χωρίς να τη σκέφτεται κανείς: φρόντιζε η ίδια κίνηση να γράφεται μία φορά. Ο διανομέας έκανε τη δουλειά του στην πόρτα, και το γραφείο δεν ξαναέγραφε τίποτα.

Αν ξαναγράφετε τις παραγγελίες σας σε περισσότερα από ένα προγράμματα, στείλτε μας μέσα από τη φόρμα πόσες παραγγελίες έχετε περίπου τη μέρα και σε ποια προγράμματα τις περνάτε. Θα κάνουμε μαζί τον υπολογισμό και θα σας πούμε αν η σύνδεση βγαίνει, και από πού αξίζει να ξεκινήσει. Η δουλειά αυτή είναι μέρος των web εφαρμογών και διασυνδέσεων.

Η συνολική εικόνα: το άρθρο αυτό καλύπτει ένα κομμάτι ενός μεγαλύτερου θέματος. Αν ψάχνετε ολόκληρη την εικόνα, από την πλατφόρμα ως τις επιστροφές, είναι στον οδηγό για το e-shop σας.