Ο τεχνικός τελείωσε τη δουλειά. Γιατί το παραστατικό περιμένει το γραφείο;

Τρεις και μισή το απόγευμα. Ο τεχνικός έχει τελειώσει την εγκατάσταση του κλιματιστικού σε ένα γραφείο λογιστών. Δοκίμασε τη μονάδα, μάζεψε τα εργαλεία, και ο πελάτης βγάζει την εταιρική του κάρτα: «Πόσο σας χρωστάω; Θέλω τιμολόγιο».

Και εκεί σταματούν όλα.

Το τιμολόγιο δεν το έχει μαζί του. Το POS στο αυτοκίνητο περνά κάρτα μόνο σε απόδειξη λιανικής. Παίρνει τηλέφωνο το γραφείο, το γραφείο ψάχνει τα στοιχεία της εταιρείας, και ο πελάτης περιμένει όρθιος με την κάρτα στο χέρι. Στο τέλος συμφωνούν: «Θα σας το στείλουμε, και το εξοφλείτε με μεταφορά».

Η δουλειά τελείωσε στις τρεις και μισή. Η πληρωμή θα έρθει όποτε έρθει.

Πώς φτάσαμε εδώ

Αυτό δεν είναι κακή οργάνωση. Είναι ο τρόπος που στήθηκαν τα πράγματα όταν οι αποδείξεις έβγαιναν από ταμειακή μηχανή ή από πρόγραμμα με φορολογικό μηχανισμό.

Οι πελάτες μας που ήρθαν από εκεί δούλευαν έτσι: τα παραστατικά κόβονταν από πριν, στο γραφείο, και ο τεχνικός τα έπαιρνε μαζί του. Το POS ήταν συνδεδεμένο με την ταμειακή ή με τον μηχανισμό, άρα δεχόταν κάρτα μόνο σε απόδειξη λιανικής. Για τον ιδιώτη αυτό αρκούσε. Για την επιχείρηση που ήθελε να πληρώσει με κάρτα και να πάρει τιμολόγιο, όχι.

Τότε έμεναν δύο δρόμοι, και κανένας δεν ήταν καλός. Ο πρώτος: κοβόταν απόδειξη λιανικής για να περάσει η κάρτα, μετά ακυρωνόταν, και στο τέλος κοβόταν τιμολόγιο επί πιστώσει. Δύο παραστατικά και μία ακύρωση για μία πληρωμή. Ο δεύτερος: ένα δεύτερο POS, στην ίδια τράπεζα, μόνο για τα τιμολόγια. Δύο POS για τις ίδιες πληρωμές.

Τι κοστίζει η αναμονή

Το κόστος δεν φαίνεται ως χρέωση, γι’ αυτό συνήθως δεν μετριέται. Φαίνεται όμως αλλού.

Στην είσπραξη. Ο πελάτης που πληρώνει επιτόπου με κάρτα έχει πληρώσει. Ο πελάτης που περιμένει τιμολόγιο στο email του θα πληρώσει όταν το βρει, όταν το εγκρίνει, όταν θυμηθεί. Η δουλειά έγινε σήμερα, τα χρήματα μπορεί να έρθουν μετά από εβδομάδες.

Στο παραστατικό που εκδόθηκε από πριν. Γράφει αυτό που υποθέσατε ότι θα γίνει, όχι αυτό που έγινε. Αν στη δουλειά χρειάστηκε ένα ανταλλακτικό παραπάνω ή μία ώρα ακόμη, το παραστατικό είναι ήδη λάθος πριν καν το δει ο πελάτης. Και κάθε λάθος παραστατικό θέλει διόρθωση.

Στο γραφείο. Κάποιος σηκώνει το τηλέφωνο στη μέση άλλης δουλειάς, ψάχνει στοιχεία, κόβει, στέλνει. Και το απόγευμα περνά στο πρόγραμμα όσα έγιναν στη διάρκεια της ημέρας. Είναι η ίδια διπλή δουλειά που περιγράψαμε στο άρθρο «Την ίδια παραγγελία την περνάτε σε τρία προγράμματα;», μόνο που εδώ περνά από το τηλέφωνο.

Στην εικόνα. Ο πελάτης σας είδε έναν τεχνικό που ήξερε τη δουλειά του και μετά έναν τεχνικό που δεν μπορούσε να του κόψει τιμολόγιο. Θα θυμάται και τα δύο.

Όταν η δουλειά κλείνει εκεί που έγινε

Οι ίδιοι πελάτες μας σήμερα δουλεύουν αλλιώς. Αποδείξεις και τιμολόγια βγαίνουν από μία εφαρμογή, το LogicInvoice. Η εφαρμογή δουλεύει από το κινητό του τεχνικού, και το POS συνδέεται σε αυτήν.

Ας ξαναπαίξουμε τη σκηνή. Το πρωί, η βοηθός στο γραφείο ετοίμασε το τιμολόγιο της εγκατάστασης: πελάτης, εργασία, υλικά, τιμή. Δεν το εξέδωσε. Το άφησε έτοιμο, και ο τεχνικός το βρήκε στην εφαρμογή όταν έφτασε στον πελάτη.

Τρεις και μισή, το κλιματιστικό δουλεύει. Χρειάστηκε ένα κομμάτι σωλήνα παραπάνω, οπότε ο τεχνικός το προσθέτει στο τιμολόγιο, ελέγχει την τιμή και πατά την έκδοση. Ο πελάτης βάζει την κάρτα στο POS, και το τιμολόγιο φεύγει την ίδια στιγμή στο email του. Πληρωμή και τιμολόγιο, στο ίδιο λεπτό. Αν ήταν ιδιώτης, θα έπαιρνε απόδειξη λιανικής με τον ίδιο τρόπο. Κι αν δεν υπήρχε τίποτα έτοιμο, ο τεχνικός θα το έφτιαχνε ο ίδιος από την αρχή, από το κινητό του.

Το γραφείο έκανε τη δουλειά του από πριν, αλλά το παραστατικό εκδόθηκε στο τέλος, με ό,τι πραγματικά έγινε. Κανείς δεν πήρε τηλέφωνο, κανείς δεν ακύρωσε τίποτα. Ένα παραστατικό, με ένα POS. Ο τεχνικός δεν χρειάστηκε τίποτα περισσότερο από ένα κινητό με σύνδεση στο internet και το POS του. Και η ταμειακή μηχανή ή ο φορολογικός μηχανισμός δεν χρειάζονται πια, γιατί το LogicInvoice κάνει τη δουλειά τους.

Υπάρχει και ένας λόγος να το δείτε τώρα. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση για τα τιμολόγια προς επιχειρήσεις ισχύει πλέον για όλες τις επιχειρήσεις, με μεταβατική περίοδο ως το τέλος του 2026, και το POS πρέπει να είναι συνδεδεμένο είτε με ταμειακή μηχανή ή φορολογικό μηχανισμό είτε με πρόγραμμα τιμολόγησης. Αφού πολλές επιχειρήσεις αλλάζουν φέτος έτσι κι αλλιώς τον τρόπο που τιμολογούν, είναι η ώρα να αλλάξουν και το σημείο όπου κόβεται το παραστατικό. Τι ζητείται σήμερα από μια τεχνική εταιρεία το έχουμε συγκεντρώσει στη σελίδα για τις τεχνικές εταιρείες.

Τι αλλάζει στη δική σας εταιρεία

Αυτό εξαρτάται από το πώς δουλεύετε σήμερα, και δεν είναι ίδιο για όλους. Μια εταιρεία με δύο τεχνικούς που κάνουν εργασίες σε σπίτια έχει άλλες ανάγκες από μια εταιρεία συντήρησης με συμβόλαια σε επιχειρήσεις. Κάποιοι έχουν ταμειακή, άλλοι φορολογικό μηχανισμό, άλλοι δύο POS από διαφορετική εποχή.

Γι’ αυτό δεν ξεκινάμε από το πρόγραμμα. Ξεκινάμε από τη μέρα σας. Βλέπουμε πώς κόβονται σήμερα τα παραστατικά, ποιος τα κόβει και πότε, πώς πληρώνουν οι ιδιώτες και πώς οι επιχειρήσεις. Μετά σας λέμε τι αλλάζει, τι μένει όπως είναι, και αν το POS που έχετε συνδέεται. Αν ταιριάζει, στήνουμε το LogicInvoice, το συνδέουμε με το POS, και το δοκιμάζετε στην πράξη πριν αποφασίσετε.

Η δουλειά τελειώνει όταν πληρωθεί

Για τον πελάτη σας, η δουλειά τελείωσε όταν το κλιματιστικό άρχισε να δουλεύει. Για εσάς τελειώνει όταν πληρωθεί. Όσο αυτά τα δύο απέχουν μεταξύ τους, πληρώνετε τη διαφορά σε χρόνο, σε τηλεφωνήματα και σε τιμολόγια που περιμένουν εξόφληση.

Αν ολοκληρώνετε τη δουλειά στον χώρο του πελάτη αλλά η τιμολόγηση περιμένει το γραφείο, πείτε μας μέσα από τη φόρμα τι πρόγραμμα και τι POS χρησιμοποιείτε σήμερα, και αν έχετε ταμειακή μηχανή ή φορολογικό μηχανισμό. Θα εξετάσουμε αν και πώς μπορεί να ολοκληρώνεται η διαδικασία επιτόπου για τη δική σας επιχείρηση. Αν θέλετε να το δείτε πρώτα μόνοι σας, ζητήστε δωρεάν δοκιμή του LogicInvoice.