Η αλήθεια είναι, τουλάχιστον στη δική μου περίπτωση, πως όταν έχω ένα πρόβλημα να λύσω, μια ανάγκη ή ένα κενό να καλύψω, ποτέ δεν μου έρχονται στο μυαλό οι γρήγορες λύσεις. Αυτό ίσως σε κάποιες περιπτώσεις να μην είναι και τόσο βολικό, όμως τι να κάνω; Είναι ο τρόπος μου! «My Way», όπως επαναλάμβανε, βροντοφώναζε και κατάφερε τελικά να μας πείσει ο ανεπανάληπτος μεν, αξέχαστος δε Φρανκ Σινάτρα.

Αυτό που μου έρχεται πάντα πρώτο στο μυαλό, διότι έτσι έχω μάθει να λειτουργώ τα τελευταία 36 χρόνια που ασχολούμαι με τον προγραμματισμό, είναι να κατασκευάσω έναν μηχανισμό που να αντιμετωπίζει και να εξαλείφει αντίστοιχα προβλήματα στο μέλλον, χωρίς να χρειαστεί να κοπιάσω καθόλου!

Ας μιλήσουμε όμως για τη συγκεκριμένη ανάγκη, που ακούει στον βαρύγδουπο όρο «οργάνωση». Ας αφήσουμε στην άκρη τις όποιες πολιτικές προεκτάσεις του όρου κι ας επικεντρωθούμε στη λειτουργία μιας επιχείρησης, μικρής ή μεγάλης. Ας επικεντρωθούμε καλύτερα στην έλλειψή του, ή ακόμα περισσότερο στη λάθος εφαρμογή του, που τελικά σαν δαμόκλειος σπάθη αιωρείται πάνω από την ύπαρξη κυριολεκτικά ολόκληρου του οργανισμού, κοινή ρίζα γαρ!

Όταν έχεις πολλά projects να τρέχουν ταυτόχρονα, το καθένα με τις δικές του ανάγκες, τις δικές του σημειώσεις, τις δικές του προθεσμίες, τους δικούς του πελάτες ή συνεργάτες, τα δικά του ραντεβού, με τις ιδιοτροπίες, τις ευκολίες ή τις δυσκολίες του, με όλα εκείνα που πρέπει να γίνουν στη σωστή σειρά, ξεχωριστά για το καθένα και όλα μαζί, τότε τι κάνεις; Σωστά το σκεφτήκατε: οργανώνεσαι! Βρίσκεις ένα εργαλείο, καταχωρείς ό,τι χρειάζεται, και μετά βρίσκεις άλλο ένα εργαλείο, και ίσως κι άλλο ένα, και προσπαθείς να τα κάνεις να δουλέψουν όλα μαζί. Κι έτσι έχεις ένα ακόμα μεγαλύτερο πρόβλημα να αντιμετωπίσεις! Κάνεις την καθημερινή σου ανάγκη για οργάνωση καθημερινό πρόβλημα, που σου τρώει χρόνο για να κάνεις όλα αυτά να δουλέψουν μαζί.

Ψέματα λέω; Δεν το έχετε αντιμετωπίσει πολλάκις; Μη μου πείτε πως τα λύσατε όλα απλά με σημειωματάριο, στυλό, αυτοκόλλητα χαρτάκια και την καλή σας μνήμη, γιατί δεν θα μπορώ να συνεχίσω το γράψιμο απ’ τα γέλια! Με το κινητό σας είπατε; Να το ακούσω! Αλλά αν θέλετε να μιλήσουμε σοβαρά και όχι ιδεατά, ξέρετε πως μέχρι τώρα αναφερόμαστε όλοι, κι εγώ κι εσείς στις σκέψεις σας, σε ημίμετρα. Σε ημίμετρα που λειτουργούν μεμονωμένα, μόνο σε συγκεκριμένες περιπτώσεις και με μεγάλη πιθανότητα λάθους, το οποίο αν έλθει… δεν θέλω να υπολογίσω το μέγεθος της καταστροφής. Εκτός αν είστε από αυτούς που πιστεύουν πως το σύμπαν θα συνωμοτήσει για να γίνει η δουλειά σας. Εδώ πάω πάσο! Θα αφήσω στο πόδι μου τον κύριο Πάουλο Κοέλιο να διαπληκτίζεται με τον όχι πια κύριο, αφού έχει φύγει από τα εγκόσμια, Φρανκ Σινάτρα, και θα αναχωρήσω εκτάκτως για ταξίδι αναψυχής!

Ας δούμε τελικά τι μου χρειαζόταν

Αρχικά νόμιζα πως χρειαζόμουν μια λίστα εργασιών. Λίγο πολύπλοκη ίσως, αλλά λίστα! Νόμιζα… αφού έπρεπε να υπάρχουν:

  • Έργα και εργασίες οργανωμένα, με προτεραιότητες και προθεσμίες.
  • Άνθρωποι συσχετισμένοι με τα έργα και τις εργασίες: ποιος εμπλέκεται σε τι και με ποια ιδιότητα.
  • Σημειώσεις για το καθετί, εκεί που ανήκουν, όχι σκόρπιες, με τη μορφή σημειώσεων, σχολίων ή αρχείων.
  • Υπενθυμίσεις που να με βρίσκουν εκείνη την κατάλληλη στιγμή, όπου κι αν είμαι, χωρίς να πρέπει να τις ψάχνω εγώ.
  • Και το κυριότερο: να υπάρχει η δυνατότητα για άμεση εύρεση μέσα από ένα κείμενο ή, ακόμα καλύτερα, κάποιος τον οποίο να μπορώ να ρωτήσω απλά, στη γλώσσα μου!

Η ιστορία: το έξυπνο γραφείο

Και κάπως έτσι γεννήθηκε το Ekkremés. Στον πυρήνα του βρίσκεται ένας έξυπνος βοηθός που δεν είναι διακοσμητικός - δουλεύει:

  • Ψάχνει τα πάντα. Όλα τα έργα, όλες τις εργασίες, όλες τις σημειώσεις. Ρωτάς με απλά λόγια και βρίσκει την απάντηση.
  • Απαντά και καθοδηγεί. Ακόμα κι αν δεν θυμάσαι κάτι, ρωτάς τον βοηθό και σε κατευθύνει.
  • Ενεργεί, με την έγκρισή σου. Δεν περιορίζεται στο να βλέπει - δημιουργεί και ενημερώνει εργασίες για σένα. Σου δείχνει την πρότασή του και εσύ αποφασίζεις αν θα την εγκρίνεις. Τον έλεγχο τον έχεις πάντα εσύ.

Γύρω από τον βοηθό, το γραφείο φροντίζει να μη χάνεται τίποτα:

  • Πρωινό email κάθε μέρα, την ώρα που εσύ ορίζεις, με τις υποχρεώσεις της ημέρας.
  • Υπενθυμίσεις ραντεβού μέσω email και μέσω Telegram στο κινητό σου, από όπου μπορείς επίσης να βλέπεις όλες τις υποχρεώσεις της ημέρας, να καταχωρείς ιδέες και όχι μόνο.
  • Ημερολόγιο: εξαγωγή των ραντεβού μία φορά σε Google, Apple ή Proton, ή άμεσος συγχρονισμός CalDAV με τα δικά σου διαπιστευτήρια, που φυλάσσονται κρυπτογραφημένα.
  • Αποστολή με email: ό,τι βλέπεις στην οθόνη μπορείς να το στείλεις σε κάποιον ως ωραίο branded email, ή να το εκτυπώσεις σε PDF ή και σε χαρτί.

Δεν οργανώνει απλώς λίστες, φτιάχνει τη μέρα σου

Κι εδώ είναι που το Ekkremés ξεχωρίζει πραγματικά από οτιδήποτε άλλο. Δεν σου δίνει απλώς μια λίστα με το τι πρέπει να κάνεις, σου φτιάχνει, αν του το ζητήσεις, το πρόγραμμα της ημέρας.

Με ένα κουμπί, ο Autopilot παίρνει τις εκκρεμότητές σου και τις τακτοποιεί μέσα στο ωράριό σου, σεβόμενος αυτά που έχεις ήδη κανονίσει, χωρίς καμία επικάλυψη. Εσύ, αν θέλεις να γίνεις πιο λεπτομερής, διαλέγεις πώς να ομαδοποιηθεί η μέρα: κατά προτεραιότητα, κατά πελάτη, κατά έργο ή κατά κατηγορία. Μπορείς να του πεις να τακτοποιήσει μόνο ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, ή να βάλει τα εύκολα πρώτα και τα πιο ζόρικα μετά. Βλέπεις πρώτα τι σου προτείνει και το εγκρίνεις, πριν εφαρμοστεί τίποτα.

Και για να βλέπεις τη δουλειά σου όπως σου ταιριάζει, υπάρχουν τρεις όψεις: Ημέρας με οπτικό χρονοδιάγραμμα, Kanban με στήλες ανά κατάσταση, και Ημερολογίου για τη μηνιαία εικόνα.

Και ακόμα: ο βοηθός που διαβάζει τα έγγραφά σου

Κάτι που με ενθουσίασε ακόμα περισσότερο προέκυψε στην πορεία. Στα ανώτερα επίπεδα, ο βοηθός μπορεί να διαβάσει και να σχολιάσει ένα αρχείο που του ανεβάζεις: ένα συμφωνητικό, μια προσφορά, ένα PDF ή μια εικόνα. Σου εξηγεί τι λέει, ξεχωρίζει τα σημαντικά σημεία και επισημαίνει τι να προσέξεις, στη γλώσσα σου, ακόμα κι αν το έγγραφο είναι γραμμένο σε άλλη γλώσσα!

Είναι σαν να έχεις δίπλα σου κάποιον που διαβάζει τα έγγραφά σου και στα εξηγεί με απλά λόγια. Δεν αντικαθιστά τον δικηγόρο ή τον λογιστή. Είναι βοήθεια κατανόησης του εγγράφου και όχι νομική, φορολογική ή άλλη επαγγελματική συμβουλή.

Από τη μονάδα, στην ομάδα

Αυτό που ξεκίνησε ως εργαλείο μόνο για μένα, εξελίχθηκε. Αφού η ίδια ανάγκη οργάνωσης μπορεί να υπάρχει και σε κάθε μικρή ομάδα, εκεί που τα πράγματα μπερδεύονται ακόμα πιο εύκολα: ποιος κάνει τι, ποιος είναι διαθέσιμος, πού βρίσκεται η κάθε εργασία.

Κι έτσι το Ekkremés μεγάλωσε! Στο επίπεδο Enterprise, μια ομάδα μπορεί να μοιράζεται κοινά έργα, να βλέπεις ποιος είναι συνδεδεμένος εκείνη τη στιγμή, να ανταλλάσσεις μηνύματα μέσα στην εφαρμογή και να μεταφέρεις ή να αντιγράφεις εργασίες σε άλλα μέλη της ομάδας. Ακόμη και να δουλεύετε σε κοινές εργασίες, ο καθένας με τον ρόλο του. Ξεκινάς μόνος και, αν χρειαστεί, μεγαλώνεις σε ομάδα χωρίς να χρειάζεται να αλλάξεις εργαλείο.

Οι ανάγκες πάντα θα πληθαίνουν

Κι εκεί που λες «αυτό ήταν, έφτιαξα ακριβώς αυτό που μου έλειπε», γλυκαίνεσαι και θέλεις να προσθέσεις κι άλλες δυνατότητες. Και βάζεις έναν Θυρωρό να κυνηγάει τους πελάτες (πρόγραμμα είναι, μην μπερδεύεστε), έναν Εισπράκτορα να κυνηγάει τα λεφτά σου (πρόγραμμα κι αυτός), κρατάς την Απόδειξη αιτήματος, δηλαδή το αμετάβλητο ιστορικό του κάθε αιτήματος, για την ώρα που θα σου πει κάποιος «εγώ δεν έλαβα ποτέ τίποτα», προσθέτεις το Ραντάρ Ευκαιριών για διαγωνισμούς και προκηρύξεις και τον Κυνηγό Επιδοτήσεων (προγράμματα όλοι τους)! Και φτιάχνεις και έτοιμες διαδρομές, τα Playbooks, για Λογιστές, Δικηγόρους, Πολιτικούς Μηχανικούς και Μεσίτες!

Αλλά όλα αυτά ας αφήσω να σας τα δείξει το Ekkremés, που περιμένει να σας καλοδεχτεί δίνοντάς σας δωρεάν πρόσβαση για να γνωριστείτε.

Γιατί έχει τελικά σημασία

Το Ekkremés δεν είναι κάτι που σχεδιάστηκε σε αίθουσα συσκέψεων. Δημιουργήθηκε από κάποιον που αντιμετώπιζε ακριβώς αυτά τα προβλήματα και τα έλυσε πρώτα για τον εαυτό του! Αυτό είναι και η εγγύησή του: κάθε λειτουργία υπάρχει επειδή χρειάστηκε στ’ αλήθεια, όχι επειδή έδειχνε ωραία σε μια λίστα χαρακτηριστικών.

Την ίδια ανάγκη οργάνωσης την έχει κάθε επαγγελματίας και επιχειρηματίας που, σαν ζογκλέρ, πρέπει να κρατά πολλά μπαλάκια στον αέρα. Γι’ αυτό αποφάσισα να μην το κρατήσω μόνο για μένα. Το Ekkremés είναι ήδη εδώ. Είναι το εργαλείο που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο καθένας, και μετά να έχει τον χρόνο να αναρωτιέται τι έκανε τόσο καιρό χωρίς αυτό. Αυτό είναι το σημαντικό: να έχει τον χρόνο με το μέρος του!

Κι έτσι μια προσωπική ανάγκη έγινε προϊόν. Κι έτσι η ανάγκη έγινε ιστορία.

Δείτε τη σελίδα του Ekkremés για να ανακαλύψετε τις δυνατότητές του.